Las capacidades de generación de informes dentro del software de gestión de proyectos presentan datos clave de manera significativa, lo que te permite evaluar el éxito de tus proyectos e identificar áreas de mejora. Las mejores soluciones de gestión de proyectos ofrecen paneles de control que representan visualmente los datos mediante gráficos, tablas y otros formatos, facilitando la obtención de información relevante de un solo vistazo.
Identifica los indicadores clave de rendimiento (KPI) que necesitas supervisar, así como los tipos de informes necesarios para su seguimiento. Al evaluar posibles opciones de software, analiza sus funciones de informes y analítica, incluidos los paneles de control, para asegurarte de que cumplen con tus requisitos. Los informes útiles en el software de gestión de proyectos pueden incluir el estado del proyecto, la salud del proyecto, la disponibilidad del equipo, los riesgos, las variaciones y los cronogramas. Los KPI que se suelen seguir incluyen el porcentaje de tareas completadas, el retorno de la inversión (ROI), la variación del calendario, las horas planificadas frente a las reales y el valor planificado del proyecto.
Facilidad de uso
Al seleccionar un software de gestión de proyectos, es importante considerar herramientas y diseños que mejoren la facilidad de uso para tu organización, especialmente ante desafíos como un conocimiento limitado de las mejores prácticas o un alto volumen de tareas diarias. Las funciones adecuadas de facilidad de uso variarán según factores como el nivel de dominio tecnológico y el tamaño de la empresa. Aun así, existen ciertas características de usabilidad que las empresas pequeñas y medianas suelen valorar especialmente por su impacto positivo en la eficiencia y adopción del sistema.
Automations: Las automatizaciones simplifican tareas complejas, haciéndolas rápidas y sin esfuerzo al encargarse de actividades repetitivas y, a menudo, tediosas sin necesidad de intervención humana. Esta reducción del trabajo manual facilita la gestión de proyectos y permite que los equipos se concentren en tareas de mayor nivel y en la planificación estratégica. Las recetas de automatización preconfiguradas refuerzan aún más esta facilidad de uso, ya que ofrecen plantillas intuitivas que los usuarios pueden aplicar a procesos comunes.
Templates: Las plantillas de software para la gestión de proyectos están diseñadas para incorporar las mejores prácticas del project management, proporcionando un marco estructurado para distintos tipos de proyectos. Estas plantillas ofrecen formatos predefinidos para tareas, cronogramas y flujos de trabajo, lo que permite a los equipos estandarizar sus procesos y garantizar la coherencia entre proyectos.
Mobile Apps: Desde un punto de vista operativo, las aplicaciones móviles mejoran la usabilidad del software de gestión de proyectos al agilizar la recopilación y el intercambio de información clave, permitiendo que los miembros del equipo completen tareas de manera oportuna. Por ejemplo, los profesionales que trabajan en campo pueden actualizar el estado del proyecto en tiempo real, eliminando la necesidad de regresar a la oficina para capturar datos.
Learning Materials: Las bases de conocimiento dentro del software de gestión de proyectos funcionan como recursos valiosos para gerentes de proyecto y miembros del equipo, ya que ofrecen materiales de aprendizaje completos que ayudan a dominar la plataforma. Estos recursos suelen incluir definiciones claras y fáciles de entender, videos instructivos y tutoriales que explican cómo implementar eficazmente las funciones del software. Las demostraciones representan otra excelente oportunidad de aprendizaje; a menudo se realizan en sesiones en vivo, donde los usuarios pueden interactuar con expertos del software que muestran las funciones y responden preguntas en un lenguaje accesible.
Opiniones de clientes y soporte
Las opiniones de los clientes ofrecen información valiosa y real sobre la experiencia de usar el software que estás considerando y de trabajar con su proveedor. Para recopilar esta información, busca el software elegido en sitios de reseñas tecnológicas y lee los comentarios de usuarios actuales y anteriores. Esta investigación puede revelar fallas comunes, posibles costos ocultos que no se muestran de forma destacada en el sitio web del proveedor y cómo se compara el software frente a soluciones competidoras.
El acceso a un soporte al cliente de calidad es esencial para garantizar que cualquier falla del software no descarrile todo tu proyecto. Para comprender mejor el soporte al cliente del proveedor que elijas, revisa sitios de reseñas como TrustRadius y analiza los planes de soporte de la empresa para conocer qué recursos estarán disponibles y en qué momentos. Es importante asegurarte de que el soporte sea ágil durante tu horario laboral habitual y accesible a través de los canales de comunicación que tu equipo ya utiliza. Esta preparación puede ayudarte a mitigar posibles problemas de manera eficaz.
Considera el tamaño de la empresa
Al evaluar un software de gestión de proyectos, es importante considerar que las startups tienen necesidades distintas a las de las grandes empresas. Por ejemplo, las compañías de nivel empresarial suelen requerir la capacidad de gestionar proyectos con etapas de ejecución que se extienden a nivel global, mientras que las startups normalmente se enfocan en proyectos concentrados en una o dos ubicaciones.
Las demostraciones pueden ser de gran valor para identificar qué herramientas se adaptan mejor al tamaño de tu organización y cuáles podrían generar una curva de aprendizaje innecesaria. Aunque un plan o herramienta de software puede ser ideal para tus necesidades actuales, es probable que estos requerimientos evolucionen a medida que tu organización crece. Por ejemplo, con el tiempo podrías necesitar un software con mayores capacidades de automatización para escalar tus operaciones o aumentar la capacidad de almacenamiento de archivos. Por ello, es fundamental elegir un software que no solo evite funciones innecesarias, sino que también tenga el potencial de adaptarse a tus necesidades a largo plazo.
El precio del software de gestión de proyectos orientado a pequeñas y medianas empresas (PyMEs) suele ir desde opciones gratuitas hasta aproximadamente £15 por usuario al mes, dependiendo de las funciones que se requieran. La mayoría de los proveedores también ofrece descuentos de entre el 15 % y el 50 % por pagos anuales. Además, muchas organizaciones, incluidas startups, organizaciones sin fines de lucro e instituciones educativas, pueden acceder a estas herramientas de forma gratuita, y con frecuencia hay periodos de prueba sin costo que permiten a los usuarios evaluar si desean pasar de un plan gratuito a uno de pago.
La mayoría de los proveedores ofrece un plan gratuito con un número limitado de usuarios. Por ejemplo, monday.com permite dos usuarios por cuenta gratuita, mientras que los planes de nivel superior admiten más usuarios. A medida que se avanza hacia planes más costosos, normalmente se incluyen funciones mejoradas, como mayor capacidad de almacenamiento, más visualizadores, mejor soporte al cliente, mayor seguridad, herramientas avanzadas de colaboración, opciones de automatización, capacidades de personalización y gráficos de informes más detallados. Las empresas grandes suelen necesitar solicitar una cotización personalizada para obtener precios y funciones adaptados a sus necesidades.
Principales ventajas de usar software de gestión de proyectos
En además de ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia, el software de gestión de proyectos puede fomentar una mayor colaboración dentro de las empresas, lo que impulsa la innovación y optimiza los flujos de trabajo. En una encuesta realizada por Monday.com, una plataforma de gestión de proyectos, el 54 % de los trabajadores indicó que dedica cinco horas o más por semana a tareas repetitivas y considera que podría recuperar ese tiempo utilizando herramientas que automaticen dichos procesos.
Una investigación del proveedor de software de gestión de proyectos Findstack reveló que aproximadamente el 11 % de los recursos se desperdicia con frecuencia debido a una gestión de proyectos ineficaz. Además, un estudio de PwC encontró que el 77 % de las empresas de alto rendimiento utiliza de forma regular software de gestión de proyectos para aumentar la eficiencia. Al implementar este tipo de software, las empresas pueden obtener varios beneficios clave, como ahorro de tiempo, mayor productividad, mejor colaboración y comunicación entre equipos, y un seguimiento más efectivo del progreso y los objetivos.
